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文档协作工具挑选全攻略

互联网er的早读课 2020-05-22 09:46:40
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作者:黄席盛,zhulux.com,做创业者的小伙伴

作者授权早读课发表,转载请联系原作者


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利益相关:5年知识管理经验,网文快捕用户,为知笔记老用户,推荐印象笔记给公司,结果给自己挖了大坑不得不负责公司笔记维护。同时也是Quip、石墨、Google doc、office365用户,与上述多个公司的产品经理保持着密切交流。


《文档协作工具挑选全攻略 V1.0》

目前信息爆炸,我和我周围的不少好朋友都面临着信息过载及交流不便的问题,越来越多的企业和个人开始选择文档协作工具进行信息管理。效率总是越来越高的,正如我们一开始淘汰纸笔而选用电脑记事,文档协作工具也到了开始普及的阶段。

普及文档协作的理由?效率更高,逻辑更清晰,收集更简单,让我们在信息的汪洋大海总有一处容身之所。

不过很多人可能对文档协作工具的使用感到很棘手,问我如何挑选工具的朋友就已经不下5个了,每次都要把同样的话重复说一遍实在是浪费的一种体现。于是写个文,一可以直接发给搞不定协作的人,二可以当个备忘,一举两得。


Change log:

v1.0
本文诞生

决策树:

  1. 是希望进行很多文档的知识管理,还是仅仅要求对一两个文档协同编辑。若前者请看2,若后者请看4。

  2. 是否可以翻墙,若不可请看3,若可以请跳转【HAPPY END】

  3. 若用Mac请跳转【NORMAL END 2】,否则跳转【NORMAL END 1

  4. 是否可以翻墙,若不可请看5,若可以请跳转【GOOD END 2】

  5. 是否愿意付费,若愿意请跳转【GOOD END 1】,否则跳转【DEAD END



以下,是我用五个纬度对几种工具进行的测评归纳,供参考。



共通路线:

  1. 如果你用了什么乱七八糟的小公司的文档协作,最好把它卸了。

  2. 你需要先学习一些基本的知识管理知识,途径有三个:

    1. @warfalcon 老师和他的一些入门文章(https://www.zhihu.com/people/warfalcon)

    2. 上面的warfalcon推荐的基本图书有哪些精辟易懂关于时间管理方面的书?(https://www.zhihu.com/question/20031592/answer/13818748)

    3. 最快速的,随便看个软件的入门指南印象笔记入门指南(https://help.yinxiang.com/hc/zh-cn/articles/208314458-快速指南)

  3. 先选取目前的知识,尝试整理,日后再不断迭代。


HAPPY END:Quip


Quip是唯一一款可以对每一行文本建立聊天流的工具,并且Quip可以方便地记载任何人在任何地方的更改并可随意回退。我司之前用的就是Quip,后来由于网络性能实在过差,甚至无法上传图片和同步,不得已迁移。

评测:

  1. 整理:多级目录分类,但权限管理是按照子文件夹细分,导致混乱。

  2. 编辑:网络性能极差,有时不能流畅输入,图片和附件上传失败率超过50%;编辑器与其他文档软件不兼容,复制粘贴格式错乱。

  3. 协作:最好的协作方式,做的每一个修改都会显示在左侧边栏可随时撤回,可以对选中的每一行文本进行讨论,还可以@任何一位成员,支持同时多人编辑。

  4. 分享:在多级文件夹结构下,可以对任意一个文件夹进行权限管理,造成的结果是,使用起来的成本很低,但后续对权限几乎无法管理——我可能拥有好几个不同的细分子文件夹权限,但他们完全不成体系,每个人的权限都支离破碎。

  5. 客户端:移动端没有做中文适配,PC端性能极差,同步困难并有时无法流畅输入。


GOOD END 1:Office 365


Office365是一系列办公套件,其中的文档协同编辑功能,即可以线上编辑,又可以直接调用office进行编辑,可惜在实现同等功能的情况下,office365性能实在太差,不得已放弃。

评测:

  1. 分类:多级目录分类,搜索较为方便。

  2. 编辑:可以跳转到桌面版office编辑,也可以用office onlion编辑,官方编辑器。

  3. 协作:协同编辑与google doc不相上下,但同样网络性能差,office365要甚于google。

  4. 分享:如果使用office365的邮件服务,那么可以非常便捷地进行分享,并可设置权限群组。

  5. 客户端:几乎只有Web端。



GOOD END 2:Google Docs


Google Docs是世界上最好用的协同excel编辑器,如果几个同事希望就一个项目进行统计,或就一个客户名单进行更新,用这个工具再好不过了。Google Docs是唯一可以实现运算、排序、筛选的在线表格工具。


评测:

  1. 分类:多级目录分类,搜索较为方便。

  2. 编辑:编辑较为方便,与一般笔记软件自建笔记不同的是,可以一键上传office文档并在线编辑。

  3. 协作:几乎是协同excel编辑的唯一选择,excel竟然可以多人编辑还带运算功能,简直黑科技。

  4. 分享:google账户协作非常方便,可以配合邮件组管理,但要求对方也有gmail。

  5. 客户端:几乎只有Web端。



NORMAL END 1:为知笔记


为知笔记给人的感觉就是简单可依赖,和文件夹一样的多级目录,每个文档都作为单独文件保存可打开,编辑器可以容纳一切格式的文本。直到今天,为知笔记都是我在使用的知识管理工具。

评测:

  1. 整理:多级目录分类,逻辑清晰。

  2. 编辑:全html编辑模式,优点是支持一切制式,缺点是很难将精力聚焦到内容。

  3. 协作:不可多人同时编辑,也无法看到可视化的编辑历史,只能依靠时间版本恢复;可以在单独的笔记纬度开启群聊。

  4. 分享:无法权限管理。

  5. 客户端:全客户端支持。



NORMAL END 2:印象笔记


我对印象笔记是爱恨交织,由于信任印象笔记的大牌,并进行过体验,于是在Quip面临巨大问题时推荐公司使用印象笔记。然而,印象笔记的个人版虽然好用,但企业版的分享功能却有诸多问题:第一是无法设置权限组,而是需要对每个员工挨个输入邮箱进行笔记本分享,非常辛苦;第二是协作时的聊天功能坑爹,无法修改群聊昵称,所以总是一堆邮箱开头的群聊让人眼花缭乱;第三是对早期mac适配不好,早期mac同步经常失败。

评测:

  1. 整理:只能使用一级目录分类,无多级标题;但搜索强大可搜到图片中的文字,mac上可用spotlisht搜索。

  2. 编辑:网络性能最优秀,上传附件图片很方便;可一键简化格式,便于梳理逻辑。

  3. 协作:不可多人同时编辑,也无法看到可视化的编辑历史,只能依靠时间版本恢复;无法以笔记为纬度开启群聊,而是需要在单独的群聊模块中分享笔记,并且这个群聊还无法设置昵称,只能输入邮箱邀请。

  4. 分享:在企业笔记中,无法设置不同的权限组,只能对每一个人进行笔记本权限的分享设置,这太痛苦了。

  5. 客户端:拥有各种客户端,并且有各种小工具便于使用导入,包括悦读(网页摘录)、墨笔(ipad手写笔记)、圈点(截图工具)等。



DEAD END:石墨


我对创业公司一般比较宽容,石墨不适合知识管理,也不适合一群人进行表格协作。但如果你需要和一个同事以外的人进行协作,石墨或许是一个选择。扫码即可登录,简单可依赖的在线协同编辑,优秀的设计UI。反正我经常给人交稿,都是用石墨写了,发给对方一个Word和石墨链接,便于一起协作编辑。

  1. 整理:多级目录分类,但权限管理是按照子文件夹细分,导致混乱。

  2. 编辑:要求在线才能编辑,整体编辑器较为方便,拥有大中小标题功能。

  3. 协作:可以方便地多人协同编辑,并可方便地分享链接给他人。

  4. 分享:没有明确的用户权限管理,但可以方便地添加用户权限和分享链接。不适合大公司做文档管理,但适合新媒体团队做协作或是一些个人需求。(比如交稿)

  5. 客户端:移动端、微信端全适配,但无PC端。


来源:知乎

链接:https://www.zhihu.com/question/21473623/answer/87424846


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